Kabotaż tak, tranzyt i przewóz międzynarodowy nie
Nowy obowiązek nie jest hiszpańskim odpowiednikiem eCMR i nie obejmuje każdego zestawu wjeżdżającego na Półwysep Iberyjski. DeCA dotyczy publicznych przewozów krajowych na terytorium Hiszpanii oraz operacji kabotażowych. Przewóz z Polski do odbiorcy w Madrycie pozostaje transportem międzynarodowym, więc sam fakt przejazdu przez Hiszpanię nie tworzy obowiązku. Jeśli jednak po rozładunku ten sam przewoźnik podejmie ładunek w Madrycie i dostarczy go do Walencji, dla tego odcinka potrzebny będzie cyfrowy DeCA.
Wyłączone są także prywatne przewozy uzupełniające, wykonywane na potrzeby własnej działalności przedsiębiorstwa. Zakres trzeba oceniać dla konkretnej usługi, a nie dla całej trasy pojazdu. To ważne w łańcuchach, w których zlecenie międzynarodowe jest rozliczane razem z krajowym dojazdem lub przeładunkiem: wspólna faktura nie zmienia charakteru kabotażu.
PDF z kodem QR, ale bez państwowej aplikacji
DeCA nie będzie wystawiany w jednej aplikacji ministerstwa. Firma może użyć własnego systemu albo rozwiązania dostawcy, lecz dokument ma powstać bezpośrednio z uporządkowanych danych jako plik PDF. Hiszpańska rezolucja techniczna przewiduje maksymalny rozmiar 5 MB, znaczniki czasu utworzenia i każdej modyfikacji oraz osadzony kod QR prowadzący do unikalnego adresu dokumentu.
Plik powinien znajdować się w repozytorium dostępnym przez HTTPS z TLS 1.2 lub nowszym. Podczas kontroli pobranie ma być możliwe natychmiast, bez logowania, dodatkowego uwierzytelnienia i ręcznej pomocy dyspozytora. Link można wyłączyć po siedmiu dniach od zakończenia usługi, lecz strony muszą zachować dokumentację co najmniej przez rok. Skan papierowego formularza ani zdjęcie dokumentu nie zastąpią prawidłowo wygenerowanego DeCA.
Kto odpowiada za dane i dostęp kierowcy
Za formalizację dokumentu odpowiadają załadowca umowny oraz przewoźnik faktyczny. W modelu z podwykonawcą decydujący jest ostatni przewoźnik, który rzeczywiście jedzie, oraz podmiot, który bezpośrednio zlecił mu usługę. Umowa powinna więc wskazać, kto technicznie tworzy plik, kto uzupełnia dane, kto przechowuje wersje i kto przekazuje kierowcy działający link lub kod QR.
DeCA musi zawierać między innymi dane obu stron, miejsce nadania i przeznaczenia, rodzaj i masę towaru, datę przewozu, numery rejestracyjne ciągnika i naczepy oraz dane zezwolenia specjalnego, jeśli jest potrzebne. Za dane o stronach, relacji i towarze odpowiada załadowca umowny, a za informacje o pojeździe, dacie i zezwoleniu przewoźnik faktyczny. Sam podpis nie jest warunkiem ważności, chyba że dokument pełni dodatkowo funkcję umowną lub obowiązek wynika z innych przepisów.
Ścieżka audytu
Awaria ciągnika, podmiana naczepy lub korekta masy nie może skończyć się odręczną notatką. Firma może zaktualizować istniejący PDF, zachowując poprzednie dane i powód zmiany, albo utworzyć nowy plik z nowym adresem i kodem QR. W drugim wariancie poprzednia wersja musi pozostać dostępna, aby zachować historię. Kierowca powinien otrzymać aktualny dokument przed dalszą jazdą.
Jeden DeCA może obejmować kilka załadunków lub rozładunków, jeżeli załadowca umowny i przewoźnik faktyczny są dla nich identyczni, a każda przesyłka jest jednoznacznie opisana. Dokument ADR można połączyć z DeCA, ale połączony plik musi spełniać oba zestawy wymagań. To nie jest detal informatyczny: błędne przypisanie strony, nieaktualna rejestracja albo niedziałający link mogą zatrzymać pojazd podczas kontroli.
Co sprawdzić przed pierwszym zleceniem
Przewoźnik powinien przeprowadzić próbę od przyjęcia zlecenia do kontroli drogowej. Dyspozytor musi umieć rozpoznać kabotaż, system ma wygenerować prawidłowy PDF, a kierowca otworzyć go na telefonie także przy słabym zasięgu. Warto przygotować awaryjną kopię z kodem QR, numer wsparcia oraz procedurę wymiany dokumentu po zmianie pojazdu.
Największym ryzykiem jest założenie, że dokument przygotuje kontrahent. Jeśli umowa i proces tego nie rozstrzygają, odpowiedzialność może spaść na podmioty znajdujące się najbliżej faktycznej operacji. Do 5 października firmy wykonujące kabotaż powinny zebrać od hiszpańskich partnerów wymagane dane, zaktualizować instrukcję dla kierowcy i sprawdzić, czy dostawca TMS zapewnia kod QR, historię zmian oraz roczne przechowywanie.
Test wdrożeniowy w kilku krokach
Pierwszy test powinien objąć standardowy kabotaż bez zmian w trasie. Firma tworzy DeCA, przekazuje kierowcy link i kod QR, a osoba spoza zespołu sprawdza, czy plik otwiera się bez logowania. Drugi test powinien symulować podmianę ciągnika po awarii. Dyspozytor aktualizuje numer rejestracyjny, zachowuje poprzednią wersję oraz potwierdza, że kierowca widzi aktualne dane. Trzeci test dotyczy braku łączności: kierowca powinien mieć kopię możliwą do okazania, a kod QR musi prowadzić do dokumentu po odzyskaniu zasięgu.
Warto również ustalić, jak firma udowodni roczne przechowywanie, gdy zmieni dostawcę TMS lub zakończy współpracę z hiszpańskim kontrahentem. Umowa z dostawcą powinna gwarantować eksport dokumentów wraz z historią zmian i metadanymi. Jeżeli przewoźnik korzysta z kilku systemów, jeden rejestr powinien łączyć numer zlecenia, DeCA, pojazd oraz osobę odpowiedzialną. Taka próba ujawni brakujące dane wcześniej niż pierwsza kontrola drogowa.
Przed startem warto też przesłać hiszpańskiemu zleceniodawcy krótką kartę uzgodnień. Powinna wskazywać zakres usługi, role stron, moment wystawienia dokumentu oraz sposób zgłoszenia korekty. Dzięki temu kierowca nie stanie się osobą, która dopiero na rampie wyjaśnia, kto ma utworzyć plik.
źródło: Lorry.pl