W odpowiedzi na te wyzwania, Girteka, największy europejski przewoźnik drogowy, wdrożyła nowy, cyfrowy system płatności – Payhawk, który zmienia sposób w jaki kierowcy mogą zarządzać wydatkami służbowymi. Rozwiązanie opiera się na kartach – wirtualnych i fizycznych – specjalnie aktywowanych na czas trwania konkretnego przejazdu. Ich wykorzystanie umożliwia kierowcom wygodne opłacenie wszystkich wcześniej zatwierdzonych kosztów, takich jak parkingi, noclegi, niektóre opłaty drogowe, myjnie, drobne naprawy pojazdu, a także nieprzewidzianych wydatków.
W trasie – prościej i bezpieczniej
Dla kierowców zmiana oznacza mniej formalności i większy komfort. Każda transakcja rejestrowana jest za pośrednictwem aplikacji mobilnej, w której paragony są natychmiast przesyłane i sprawdzane przez menadżerów w czasie rzeczywistym. W przypadku większych lub nieprzewidzianych wydatków, kierowcy mogą bezpośrednio w aplikacji złożyć wniosek o zwiększenie limitu, a decyzja często zatwierdzana jest w ciągu kilku minut.
Na początku trzeba się było przyzwyczaić, jak do każdej nowości – mówi Roman, zawodowy kierowca samochodu ciężarowego. – Ale teraz jest to bardzo wygodne. Mogę łatwo oddzielić wydatki służbowe od prywatnych, a gdy wydarzy się coś nieoczekiwanego, sprawa rozwiązywana jest znacznie szybciej. Czuję większe wsparcie ze strony firmy.
Tak uporządkowany proces zwiększa bezpieczeństwo, gwarantując, że wszystkie wydatki są uprzednio zatwierdzone lub monitorowane, i przeciwdziała nadużyciom. Dla każdego przejazdu ustalane są indywidualne limity, a zatwierdzenia odnoszą się bezpośrednio do wnioskowanej kwoty, co wzmacnia odpowiedzialność bez opóźnienia operacji.
Nie tylko za kierownicą
Korzyści z wdrożenia nie ograniczają się tylko do pracy kierowców. Nowy system zmniejsza obciążenia administracyjne działów operacji, HR oraz księgowości Girteki, eliminując konieczność ręcznego rozliczania kosztów i papierowego obiegu dokumentów. Dzięki widoczności kosztów online w czasie rzeczywistym, zarządzanie finansami jest bardziej precyzyjne, a czas reakcji znacznie szybszy. Jednak przede wszystkim jest to korzystne dla kierowców, którzy nie muszą się już martwić się o nieprzewidziane płatności.
Wdrożony system umożliwia także lepsze planowanie i podejmowanie decyzji w oparciu o dane. Informacje dotyczące kosztów podróży mogą być analizowane pod kątem optymalizacji tras, prognozowania budżetu oraz doskonalenia oferty usług, co potwierdza długofalowe zaangażowanie Girteki w rozwój innowacyjnych rozwiązań cyfrowych.
Nowy standard w logistyce wyznaczony
Obecnie z systemu Payhawk korzysta ponad 500 kierowców, a liczba jego użytkowników rośnie z tygodnia na tydzień. Zgodnie z założeniami, do czerwca z cyfrowego systemu płatności będzie korzystać ponad połowa wszystkich kierowców Girteki (6 000), gdyż zostanie w pełni zintegrowany z modelem operacyjnym firmy.
Ta inicjatywa jest elementem szerszej strategii Girteki ukierunkowanej na tworzenie zdigitalizowanego, efektywnego i zorientowanego na człowieka środowiska logistycznego – od lepszego wsparcia kierowców po bardziej inteligentne zarządzanie kosztami.
Technologia w logistyce powinna wspierać ludzi, a nie komplikować ich pracę – podkreśla Mindaugas Paulauskas, CEO Girteka Transport. – Ten projekt odzwierciedla nasze zaangażowanie w ułatwianie kierowcom wykonywania ich codziennych zadań, przy jednoczesnym budowaniu bardziej inteligentnego i transparentnego systemu dla firmy.
źródło: Girteka
