Co dokładnie zaproponowała Komisja

Pakiet obejmuje pięć propozycji legislacyjnych, w tym rozporządzenie ustanawiające Europejski Paszport Zabezpieczenia Społecznego ESSPASS, rozporządzenie o cyfrowych i porównywalnych kwalifikacjach oraz zmianę mandatu Europejskiego Urzędu ds. Pracy. Komisja chce, aby pracownik mógł wystąpić o dokumenty zabezpieczenia społecznego online, otrzymać je w formie cyfrowej i przechowywać w unijnym portfelu tożsamości. Administracja w innym państwie miałaby zweryfikować podpis i ważność dokumentu bez czekania na wymianę korespondencji między urzędami.

Dla transportu drogowego kluczowy jest przenośny dokument A1. Potwierdza on, któremu systemowi zabezpieczenia społecznego podlega pracownik wykonujący obowiązki w innym państwie. Komisja podaje, że w 2024 roku około 3,64 mln osób pracowało w Unii w ramach czasowego delegowania. Skala tłumaczy, dlaczego dokument stał się jednym z pierwszych kandydatów do pełnej cyfryzacji.

Kontrola ma być szybsza ale nie mniej dokładna

Cyfrowy A1 nie znosi zasad delegowania ani obowiązków wynikających z Pakietu Mobilności. Zmienia przede wszystkim sposób uzyskania, okazania i sprawdzenia dokumentu. Inspektor ma otrzymać narzędzie do natychmiastowego potwierdzenia autentyczności, a firma ma ograniczyć ryzyko, że kierowca wyjedzie z nieaktualnym wydrukiem lub że kontrola wydłuży się z powodu problemu z dostępem do dokumentacji.

Komisja wiąże szybszą weryfikację z walką z nadużyciami. W ocenie instytucji podpisy cyfrowe mogą ograniczyć fraudy o 277 mln euro w okresie dwunastu lat. Jednocześnie cyfryzacja ma przynieść w tym czasie do 64 mln euro oszczędności przedsiębiorstwom i 72 mln euro inspekcjom pracy. Są to szacunki dla całego rynku mobilności pracowników, a nie wyłącznie dla transportu.

Najważniejsze terminy pozostają warunkowe

Pierwsze korzyści pojawią się dopiero po zakończeniu procesu legislacyjnego. Komisja zakłada, że cyfrowy A1 będzie dostępny rok po wejściu rozporządzenia ESSPASS w życie, natomiast europejska karta ubezpieczenia zdrowotnego i pozostałe dokumenty mają być dodawane w kolejnych trzech latach. Wzmocnienie Europejskiego Urzędu ds. Pracy ma przynosić efekty w latach 2028–2030.

To ważne rozróżnienie dla działów kadr. Data 15 września 2026 roku oznacza prezentację wniosku, a nie rozpoczęcie nowego obowiązku. Do czasu publikacji przyjętego aktu i przepisów wykonawczych należy korzystać z dotychczasowych kanałów wystawiania A1 oraz respektować krajowe wymagania dotyczące formy dokumentu podczas kontroli.

Co powinien przygotować przewoźnik

Firma może już teraz uporządkować odpowiedzialność za dokumenty delegowania. W praktyce warto wskazać osobę, która sprawdza ważność A1 przed wyjazdem, prowadzi listę krajów i operacji objętych delegowaniem oraz zapewnia kierowcy dostęp do kopii dokumentów poza godzinami pracy biura. Przydatna jest także ewidencja, kiedy i w jakim trybie złożono wniosek, ponieważ samo oczekiwanie na A1 nie usuwa pozostałych obowiązków.

Drugi krok to przegląd narzędzi używanych przez kierowców. ESSPASS ma działać z unijnym portfelem tożsamości cyfrowej, lecz firma nadal będzie potrzebowała procedury awaryjnej na wypadek rozładowanego telefonu, braku zasięgu albo niedostępności systemu. Dobrą praktyką jest rozdzielenie dokumentów pracowniczych od danych operacyjnych i nadanie dostępu tylko osobom, które rzeczywiście obsługują kontrole.

Trzeci krok to obserwowanie procesu legislacyjnego, a nie komunikatów sprzedażowych dostawców aplikacji. Ostateczny zakres danych, sposób weryfikacji i terminy mogą zmienić się w Parlamencie Europejskim i Radzie. Dopiero tekst przyjętego rozporządzenia pozwoli ocenić, czy potrzebna będzie integracja systemu kadrowego, dodatkowe upoważnienia lub zmiana instrukcji dla kierowców.

Co zmieni się w codziennej pracy działu kadr

Jeżeli propozycja zostanie przyjęta w zbliżonym kształcie, największą zmianą będzie odejście od ręcznego przekazywania tego samego zaświadczenia pomiędzy pracownikiem, pracodawcą i organami kilku państw. W systemie cyfrowym źródłem prawdy ma być dokument możliwy do sprawdzenia w czasie rzeczywistym. To powinno ograniczyć pomyłki w numerach, duplikaty i sytuacje, w których kontrola widzi dokument cofnięty albo zastąpiony nowym.

Nie wszystkie problemy znikną. A1 potwierdza właściwe ustawodawstwo zabezpieczenia społecznego, ale nie zastępuje deklaracji delegowania kierowcy, listu przewozowego, ewidencji czasu pracy ani dokumentów płacowych. Firma, która dziś przechowuje te dane w oddzielnych systemach, nadal będzie musiała je uzgadniać. Cyfrowa weryfikacja może wręcz szybciej ujawnić sprzeczność między trasą, zgłoszeniem i rozliczeniem wynagrodzenia.

Warto też przygotować zasady ochrony danych. Telefon kierowcy nie powinien stawać się niekontrolowanym archiwum dokumentów wszystkich pracowników. Rozsądny model zakłada dostęp do własnych zaświadczeń, możliwość okazania kodu lub poświadczenia oraz centralny rejestr uprawnień. Firma powinna wiedzieć, kto dodał dokument, kto go pobrał i jak odebrać dostęp po zakończeniu zatrudnienia.

Praktyczna lista wdrożeniowa

Przed wejściem nowych zasad przewoźnik powinien zinwentaryzować wszystkie miejsca, w których przechowuje A1: teczki osobowe, skrzynki pocztowe, dyski współdzielone, aplikację kierowcy i dokumentację biura rachunkowego. Następnie trzeba usunąć niepotrzebne duplikaty, ustalić okresy retencji oraz wskazać jeden rejestr kontrolny. Warto też przećwiczyć kontrolę na drodze: kierowca powinien w kilka minut odnaleźć aktualny dokument, a dyspozytor potwierdzić jego wersję. Po publikacji ostatecznych wymagań ten sam proces będzie można przenieść do ESSPASS bez chaosu i bez utraty ciągłości podczas okresu przejściowego.

Najkrótszy wniosek

Cyfryzacja ograniczy papier, lecz nie usunie obowiązku prawidłowej kwalifikacji operacji, terminowego zgłoszenia pracownika i rzetelnego naliczenia wynagrodzenia. Technologia przyspieszy kontrolę obu stron: uczciwej firmy oraz organu szukającego niespójności.

źródło: Lorry.pl