Od czego zacząć cyfryzację?
W wielu krajach pierwszym krokiem jest usprawnienie bieżących operacji. Obejmuje ono planowanie tras, integrację systemów telematycznych oraz przyspieszenie obiegu dokumentów, co pozwala szybciej wystawiać faktury. Cel pozostaje niezmienny: mniej pustych przebiegów, ograniczenie pracy manualnej i pełna widoczność floty. Przykładem jest firma transportowa RP-TRANS z Bydgoszczy, która wdrożyła system GBox od Eurowag do optymalizacji tras.
Gdy zauważymy ryzyko opóźnienia spowodowane nieprzewidywalnymi warunkami drogowymi, możemy natychmiast zareagować i zmienić trasę pojazdu, aby ładunek dotarł na czas – mówi Damian Brywczyński, członek zarządu RP-TRANS.
GBox oferuje zintegrowany telematyczny model szacowanego czasu przyjazdu, który informuje o opóźnieniach i na bieżąco aktualizuje pozostały dystans, uwzględniając warunki drogowe, natężenie ruchu oraz czas pracy kierowców. Z kolei hiszpańska firma transportowa Barquín y Otxoa korzysta z inteligentnych czujników montowanych w ciężarówkach i naczepach, aby w czasie rzeczywistym monitorować zużycie paliwa, czas jazdy kierowców, ich dostępność, temperaturę ładunku oraz otwarcia drzwi pojazdu.
Integracja systemów jako kluczowa różnica
Firmy, które są bardziej zaawansowane cyfrowo, nie ograniczają się do pojedynczych aplikacji. Pracują w oparciu o zintegrowany ekosystem, w którym dane swobodnie przepływają między systemami. Dyspozytor ma wgląd w koszty, osoby odpowiedzialne za finanse analizują rentowność tras i przejechane kilometry, a klient otrzymuje dokumenty na czas. Rumuński przewoźnik Bipmobile opracował własny, w pełni zautomatyzowany system ERP/TMS, oferujący wydajne monitorowanie tras GPS. Rozwiązanie zostało połączone ze sztuczną inteligencją i wykorzystywane jest do wyszukiwania obecnej zdolności przewozowej, zarządzania załadunkiem pojazdów, szacowania czasu przyjazdu oraz optymalizacji tras.
Czeska firma transportowa Šmídl Holding od początku konsekwentnie buduje spójny ekosystem rozwiązań, które wzajemnie się uzupełniają i wzmacniają. Przedsiębiorstwo zdigitalizowało wszystkie procesy administracyjne, co znacząco ograniczyło liczbę błędów oraz skróciło czas obsługi faktur. Šmídl Holding integruje również różne systemy informatyczne, które automatycznie wymieniają dane. Obejmują one rozwiązania do zarządzania umowami i finansami (ERP), bazy danych do obsługi zeskanowanych umów, listów przewozowych i faktur (DMS) oraz systemy telematyczne pojazdów. Dzięki temu pracownicy nie muszą wielokrotnie wprowadzać tych samych informacji, co przekłada się na sprawniejszy obieg danych i większą precyzję raportowania.
Słowacka firma TOPNAD stworzyła własne oprogramowanie do zarządzania transportem, w którym skonsolidowała wszystkie kluczowe procesy i połączyła je z systemami klientów. Uprościło to, m.in. fakturowanie i obsługę płatności. Automatyczna integracja kart paliwowych, systemów poboru opłat drogowych oraz księgowości pozwala oszczędzać co miesiąc wiele godzin pracy manualnej. Narzędzie służy również do szczegółowego monitorowania i oceny pracy poszczególnych kierowców. Kolejnym etapem będzie wdrożenie eCMR, czyli elektronicznego listu przewozowego, który ma zastąpić dziesiątki, a nawet setki papierowych dokumentów wymagających podpisów i pieczątek, przekazywanych następnie do administracji po powrocie kierowców do siedziby firmy.
Sztuczna inteligencja jako naturalny etap cyfryzacji
Gdy wszystkie dane znajdują się w jednym miejscu, naturalnym krokiem jest wykorzystanie narzędzi bazującymi na sztucznej inteligencji. Wspierają one planowanie tras, ocenę stylu jazdy kierowców oraz procesy administracyjne. Jest to sposób na przyspieszenie podejmowania decyzji.
Czeska firma transportowa Šmídl Holding umożliwia zastosowanie AI w wielu procesach, decyzjach operacyjnych i codziennej pracy. System automatycznie wyodrębnia dane z faktur i dokumentów, a następnie porządkuje je i przetwarza administracyjnie, przygotowuje treści do komunikacji z klientami oraz tworzy dokumenty dla kadry zarządzającej. Dzięki temu sztuczna inteligencja wspiera analizę dużych wolumenów danych, przyspiesza procesy decyzyjne i eliminuje powtarzalne zadania.
Rocznie oszczędzamy tysiące godzin pracy, które nasi pracownicy mogą przeznaczyć na bardziej znaczące i złożone zadania – podkreśla Martina Šmídlová, przewodnicząca zarządu Šmídl Holding, doceniając wprowadzenie automatyzacji i AI. Istotnym elementem cyfryzacji w tej firmie jest również automatyczna wymiana danych między systemami informatycznymi przewoźnika a systemami kluczowych klientów, co zwiększa efektywność i precyzję w przekazywaniu zleceń, danych o przesyłkach, lokalizacji pojazdów, fakturowaniu i raportowaniu najważniejszych wskaźników.
Dlaczego cyfryzacja interesuje też klientów
Klienci chcą wiedzieć, w jaki sposób dostarczono ich przesyłkę, jaki był jej koszt oraz ślad środowiskowy transportu. Przewoźnicy korzystający z cyfrowych rozwiązań mogą udostępnić te informacje w sposób szybki i precyzyjny. Wcześniej wymagało to stosów papierowych dokumentów, dziś wszystko odbywa się elektronicznie, często w czasie rzeczywistym. Raporty są bardziej szczegółowe, szybciej dostępne i oferują szerszą analizę danych.
Każda firma transportowa podchodzi do tego nieco inaczej, jednak wspólnym celem jest maksymalna efektywność całego procesu — od załadunku, przez transport, po rozładunek — tak aby przewoźnik nie tracił czasu ani pieniędzy, a klient otrzymał pełną informację o przesyłce. Raport rynkowy Eurowag, obejmujący wybranych przewoźników z sześciu europejskich rynków, w tym z Polski, pokazuje, że cyfryzacja procesów przebiega w różnym tempie, jednak w każdym kraju zmierza w tym samym kierunku.
źródło: Eurowag
